Чи можна підписати трудовий договір електронно?

Так, але лише kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Трудовий договір укладається в письмовій формі (art. 29 § 2 Кодексу праці), і електронно її зберігає виключно квалiфiкований підпис: заява волі з таким підписом рівноцінна заяві в письмовій формі (art. 78¹ Цивільного кодексу). Достатньо, щоб електронно підписала одна сторона — друга може підписати від руки.

Profil zaufany — це не квалiфiкований підпис. PIP відповідає прямо: podpis zaufany не виконує вимоги письмової форми. Договір, підписаний тільки ним, не зникає — трудові відносини виникають, — але письмової форми немає, і тоді роботодавець мусить перед допуском до роботи підтвердити працівникові на папері домовленості про сторони, вид договору та його умови (art. 29 § 2 KP).

З 27 січня 2026 дванадцять кадрових справ можна вести електронно без квалiфiкованого підпису: ustawa z 04.12.2025 (Dz.U. 2026 poz. 25) замінила в цих нормах «na piśmie» на «w postaci papierowej lub elektronicznej». Це:

інформація про моніторинг (art. 22² § 8)
інформація при переході підприємства (art. 23¹ § 3)
консультація звільнення з профспілкою (art. 38)
графіки робочого часу (art. 129 § 3–4)
заяви про індивідуальний графік, рухомий час, скорочений тиждень і роботу у вихідні (art. 142–144, 150 § 5)
згода на відпрацювання приватного виходу (art. 151 § 2¹)
заява про вільний час замість надурочних (art. 151² § 1)
справи роботи в нічну пору (art. 151⁷ § 6)

Договору в цьому списку немає — і в цьому вся пастка зміни. Заголовок «паперова або електронна» звучить як дозвіл на все, а стосується графіків і заяв про час роботи. Договір, aneks і звільнення залишаються в письмовій формі.

Де взяти квалiфiкований підпис. У застосунку mObywatel він безкоштовний (5 документів PDF на місяць), але вимагає mDowodu і дійсного пластикового e-dowodu — тобто польського dowodu osobistego. Іноземець з картою побиту таких документів не має, тому цей шлях для нього закритий: залишається підпис, куплений у квалiфiкованого постачальника (Cencert, SimplySign, SIGILLUM, mSzafir, doPodpisu — ті самі фірми стоять за підписом у mObywatelu).

Звідси рішення, яке роботодавець мусить ухвалити свідомо: або фірма оплачує підпис працівникові, або договори з іноземцями залишаються на папері. Третього шляху немає — «підпишемо profilem zaufanym, бо він безкоштовний» це і є той шлях, де письмової форми немає.

Podpis osobisty з e-dowodu — третя, окрема річ: перед установою він рівноцінний власноручному, а перед фірмою — тільки якщо обидві сторони на це погоджуються (art. 12d ustawy o dowodach osobistych). У процедурі MOS (додаток роботодавця) достатньо будь-якого з трьох підписів: zaufany, osobisty або kwalifikowany — бо там ви підписуєте документ перед установою, а не укладаєте договір.

У Сервісі видно тип підпису в кожному завантаженому файлі, а не тільки кількість підписів. Для документів, де закон вимагає письмової форми, відсутність квалiфiкованого підпису позначена попередженням: «1 підпис» при podpisie zaufanym виглядав як підписаний договір, а письмової форми там не було.

Правова підстава — перевіряйте в джерелі

Правовий стан: 07/2026. Це загальна інформація, а не юридична консультація — перед рішенням перевірте зміст у джерелі, вказаному вище.

Дивіться також

Чи можна підписати трудовий договір електронно?

інформація про моніторинг (art. 22² § 8)
інформація при переході підприємства (art. 23¹ § 3)
консультація звільнення з профспілкою (art. 38)
графіки робочого часу (art. 129 § 3–4)
заяви про індивідуальний графік, рухомий час, скорочений тиждень і роботу у вихідні (art. 142–144, 150 § 5)
згода на відпрацювання приватного виходу (art. 151 § 2¹)
заява про вільний час замість надурочних (art. 151² § 1)
справи роботи в нічну пору (art. 151⁷ § 6)