Словник понять

Кроки показують, що зробити і коли. Іконки «i» відкривають пояснення, чому так і де ховаються пастки — написано мовою власника фірми, а не юриста.

Оберіть угорі, кого наймаєте: шлях і терміни залежать від підстави доступу до ринку праці.

Процедуру визначає документ, а не паспорт. Іноземець має вільний доступ (нуль дозволів), якщо має, зокрема: постійне проживання чи статус резидента ЄС, Карту поляка, карту побуту з відміткою «доступ до ринку праці», є чоловіком/дружиною громадянина PL або випускником польських стаціонарних студій.

Тому білорус із Картою поляка не потребує oświadczenie — а громадянин тієї ж країни без Карти проходить повну процедуру.

Якщо іноземець подав у Польщі заяву на міжнародний захист (притулок), його право на працю залежить від етапу справи, а не від самої заяви.

1. Процедура триває менше 6 місяців. Працювати ще не можна. Тимчасове посвідчення особи іноземця (TZTC) підтверджує перебування, але не дає права на працю.

2. Процедура триває понад 6 місяців і затягнулася не з вини заявника. Urząd do Spraw Cudzoziemców видає довідку (art. 35) — саме вона дає вільний доступ до ринку праці. Без цієї довідки роботодавець не має підстави легально працевлаштувати.

3. Захист надано (статус біженця або додатковий захист). Іноземець має вільний доступ до праці як громадянин — без oświadczenia та дозволу.

KZiS — це офіційна класифікація ~2500 професій; шестизначний код потрапляє в oświadczenie, договір і звіти. Установа порівнює код і зарплату з oświadczenie з договором: зарплата в договорі не може бути нижчою за ту, що в oświadczenie; вища — може.

Нещодавно прибулий іноземець часто ще не має номера PESEL — його присвоює ґміна при реєстрації або за заявою. Договір можна підписати без PESEL (ідентифікація паспортом), реєстрація в ZUS теж пройде за паспортом.

PESEL знадобиться для податкових розрахунків — простежте, щоб працівник отримав його в перші тижні. Це завдання працівника, але наслідки відсутності відчуєте ви при PIT-11.

Спрощена легалізація для громадян Вірменії, Білорусі, Молдови та України (Грузію виключено з 01.12.2025). З червня 2025: виключно електронно через praca.gov.pl, оплата 400 zł, запис зазвичай за ~7 робочих днів, максимальний термін роботи за oświadczenie: 24 місяці.

Нові обов'язки, про які легко забути: копія підписаного договору до установи перед стартом, повідомлення про початок роботи за 7 днів, про непочаток — за 14 днів.

Підвищення зарплати в період дії oświadczenia не вимагає повторної процедури легалізації — важливий поріг, а не точна сума. Зміна розміру зарплати вимагає анекса до договору (трудове право).

Попередні, періодичні та контрольні обстеження виконує заклад медицини праці, з яким роботодавець має підписаний договір — це не можна зробити «у себе». Витрати несе роботодавець; обстеження за можливості в робочий час.

Без чинного висновку не можна допускати до роботи — ні в день 1, ні після спливу попереднього висновку. Після хвороби довшої за 30 днів — обов'язкове контрольне обстеження перед поверненням.

Закон вимагає від роботодавця окремих документів на: умови найму (7 днів від старту), RODO, рівне ставлення, ознайомлення з правилами, податки (PIT-2), PPK, анкети… У більшості повторюються ті самі дані: ім'я, PESEL, адреса, посада, зарплата.

Вручну = десяток нагод для помилки в номері паспорта. З одного профілю = нуль переписування. Це саме та робота, яку автоматизує DoPusk.

Популярний міф: «навчання BHP має робити зовнішня фірма». Правда вигідніша для малих офісних фірм:

1. При наймі до 10 осіб (а при низькій категорії ризику — до 50) роботодавець може сам виконувати завдання служби BHP — після проходження одноразового курсу (чинний 5 років). Тоді сам проводить загальний інструктаж.

2. Інструктаж на робочому місці проводить керівник працівника — якщо має актуальне навчання для керівних.

3. Адміністративно-офісні працівники при низькій категорії ризику (типове IT/офіс) звільнені від періодичних навчань — лише вступне при наймі.

4. Для віддалених працівників на офісних посадах вступний інструктаж можна провести повністю електронно.

Реєстрація ZUS ZUA (соціальне + медичне страхування) має потрапити до ZUS протягом 7 днів від початку роботи. Технічно це зазвичай робить бухгалтерське бюро — але відповідальність і термін ваші: передайте дані одразу, а не «при нагоді фактур».

Члени сім'ї працівника без власної підстави страхування (чоловік/дружина, діти) — форма ZCNA, щоб мали доступ до NFZ. Стосується лише сім'ї, яка живе в Польщі.

Після старту стежите щонайменше за: терміном документа побуту (і 24-місячним лімітом oświadczenie), періодичними медоглядами, кінцем строкового договору, простроченою відпусткою до 30.09 (невикористана = правопорушення роботодавця), повторним автозаписом PPK кожні 4 роки (найближчий: початок 2027 — заяви про відмову треба зібрати заново), а коли дитина працівника досягає 18/26 років — зняттям з ZCNA.

Це не робота для пам'яті й не для таблиці. Це робота для системи з алертами.