Przewodnik · stan prawny 07/2026

Zatrudniasz cudzoziemca po raz pierwszy? Oto cała droga.

Oświadczenie, badania, umowa, ZUS, terminy 7 i 14 dni — brzmi jak chaos, ale to jeden proces. Przy każdym kroku jest i dlaczego — klik, gdy chcesz zrozumieć „dlaczego", nie tylko „co".

Droga zatrudnienia — Białoruś / oświadczenie

1. 01

   Ustal finalne warunki: stanowisko, kod zawodu, wynagrodzenieidlaczego

   Zanim cokolwiek złożysz w urzędzie — warunki muszą być ostateczne. Umowa musi zgadzać się z oświadczeniem co do stanowiska (kod KZiS) i pensji; zmiana po wpisie oznacza nową procedurę.

   przed wszystkim

   dopusk: wyszukiwarka kodów KZiS wbudowana w profil pracownika

2. 02

   Zbierz dane i dokumenty pracownikaidlaczego

   Paszport (wszystkie strony!), dyplomy, historia zatrudnienia, adresy. PESEL może jeszcze nie istnieć — to nie blokuje umowy. Historia pracy i wykształcenie to nie formalność: od nich zależy wymiar urlopu (20 czy 26 dni).

   1–3 dni

   dopusk: pracownik wypełnia przyjazny wywiad w swoim języku

3. 03

   Zarejestruj oświadczenie na praca.gov.plidlaczego

   Wyłącznie elektronicznie. Opłata 400 zł z konta firmowego, skany paszportu w załączniku, wpis do ewidencji zwykle w ~7 dni roboczych. Sprawdź, czy kraj pracownika jest na aktualnej liście — lista się zmienia.

   ~7–14 dni400 zł

   dopusk: pakiet danych do portalu gotowy do skopiowania

4. 04

   Skieruj na badania wstępne (medycyna pracy)idlaczego

   Bez ważnego orzeczenia lekarskiego nie wolno dopuścić do pracy — to jeden z najczęściej pomijanych kroków i pierwsza rzecz, którą sprawdza PIP. Badanie robi się równolegle z legalizacją.

   przed dniem 1

   dopusk: skierowanie generuje się z profilu jednym kliknięciem

5. 05

   Podpisz komplet dokumentówidlaczego

   Umowa to dopiero początek: kwestionariusze, informacja o warunkach zatrudnienia, RODO, PIT-2, deklaracja PPK, równe traktowanie… Kilkanaście dokumentów, w których dane się powtarzają.

   przed dniem 1

   dopusk: cały pakiet generowany z jednego profilu — zero przepisywania

6. 06

   Wyślij kopię umowy do urzędu — zanim praca się zacznie

   Nowy obowiązek od 2025: kopia podpisanej umowy (po polsku) trafia do PUP przez praca.gov.pl przed dopuszczeniem do pracy. Bez tego start jest nielegalny.

   blokujące — przed startem

   dopusk: bramka startu nie przepuści, dopóki nie odhaczysz tego kroku

7. 07

   Dzień 1: instruktaż BHP i startidlaczego

   Szkolenie wstępne BHP — przed rozpoczęciem pracy, w pierwszym dniu. Karta szkolenia do akt. I ważna wiadomość: nie zawsze potrzebujesz zewnętrznej firmy BHP — kliknij „i".

   dzień 1

   dopusk: przypomnienia o BHP okresowym i badaniach — automatycznie

8. 08

   Zgłoś rozpoczęcie pracy i ZUS — dwa zegary tykająidlaczego

   Powiadomienie urzędu o podjęciu pracy: 7 dni. Zgłoszenie ZUS ZUA (robi księgowość): 7 dni. Członkowie rodziny do ubezpieczenia — ZCNA. Spóźnienie = grzywna.

   7 dni od startu

   dopusk: ściąga danych dla księgowości + odliczanie terminów

9. 09

   …i to nie koniec: terminy żyją dalejidlaczego

   Badania okresowe, BHP okresowe (jeśli dotyczy), koniec umowy na czas określony, ważność karty pobytu, ponowny autozapis PPK co 4 lata, zaległy urlop do 30.09. Zatrudnienie to nie zdarzenie — to proces z kalendarzem.

   cały okres zatrudnienia

   dopusk: jeden pulpit wszystkich terminów, alerty zanim będzie za późno